איך מארגנים כנס? חמישה טיפים לכנס מוצלח
יש לכם כנס בקרוב? הכנו לכם חמישה טיפים מנצחים לאירוע מוצלח!
האם אתם מארגנים כנס בקרוב? אם כבר ארגנתם כנסים בעבר, סביר להניח שאתם יודעים שהפקת כנס מוצלח לוקחת זמן רב ודורשת ארגון וחשיבה מראש על הפרטים הקטנים ביותר. כנס מוצלח במתחיל בתכנון מדויק. ככל שתצליחו לחשוב ולהתארגן מראש על כלל המרכיבים, ההפקה תזרום בצורה יעילה ונכונה. בכל כנס יש תמיד הפתעות, שינויים קטנים ותקלות, אך ככל שהתכנון יהיה חכם יותר כך תפחיתו את הסיכויים לתקלות לא נעימות.
איך מתכננים כנס בצורה נכונה?
כאשר מתחילים לתכנן כנס כדאי לפרק את האירוע למרכיבים שונים ולבנות תוכנית פעולה לפי לוח זמנים ומשימות. ככל שתחלקו את המשימות בין גורמים שונים ותאצילו סמכויות כך תוכלו להתרכז במשימות החשובות ולשלוט על המתרחש.מהם הסעיפים השונים בתכנון כנס מוצלח?
- תקציב – זהו אחד הסעיפים החשובים ביותר בארגון כנס, הגדירו במדויק מהו התקציב שאותו אתם מייעדים לכנס. כנסים רבים מבקשים חסויות מחברות מסחריות, מתן חסות עוזר מאוד מבחינה כלכלית בתפעול השוטף של הכנס. במידה והכנס הוא בתשלום עבור באי האירוע, יש לקחת בחשבון שהם מצפים לכנס איכותי ומפנק.
- מספר המוזמנים – כמו בכל אירוע, יש לקבוע מראש את מספר המוזמנים לכנס ולבצע הערכה ראשונית מי מגיע, במידה והכנס הוא בתשלום קל הרבה יותר לדעת מי מגיע ומי לא. על מנת לוודא הגעה של האורחים, כדאי ליצור מערכת תזכורות באמצעות אימייל, ווטסאפ ועוד בכדי לתזכר את המוזמנים.
- מיקום הכנס – יש לדאוג מראש למקום מכובד וייצוגי, חשוב שהאנשים יוכלו לשבת או למצוא אזור בו יהיה ניתן לנהל בנוחות, לפיכך כדאי שיהיו מספר מתחמים על מנת לא ליצור תחושת צפיפות: קבלה (עדיף עם מספר עמדות על מנת שלא ייוצר תור גדול בכניסה), עמדת כיבוד, פינות ישיבה נמוכה, פינות ישיבה גבוהות, אולם הרצאות ועמדות חסות של חברות מסחריות. על מנת שלאורחים יהיה קל להגיע, חשוב לדאוג מראש שבאזור האולם יהיה חניון קרוב מאוד, שממנו יוכלו להגיע לכנס בקלות. במידה ויש בעיית חנייה באזור הדבר עלול להרתיע אנשים רבים. יש לזכור לאפשר כניסה נוחה ומונגשת לאנשים עם מוגבלויות.
- מרצים – על מנת שהכנס יהיה מוצלח, חשוב לנסות למצוא את המרצים הטובים ביותר בתחום שבו עוסק הכנס, מרצים בעלי שם הם מושכי קהל.
- שיווק הכנס – פתגם הזן הידוע אומר שטם עץ נופל ביער ואף אחד לא ראה את זה – האם זה באמת קרה? ובכן, אם תיצרו כנס מדהים אבל אף אחד לא ישמע את זה, זה כאילו הוא לא קרה. העולם הדיגיטלי כיום עמוס בגירויים שונים, אתם חייבים לעשות שיווק חכם ואגרסיבי על מנת להפיץ ולשווק את הכנס. השתמשו ברשתות החברתיות (פייסבוק, לינקדאין, אינסטגרם וכו'). במידה ויש לכם רשימות תפוצה – תשלחו הזמנות באימייל, ווטסאפ וכל דרך אחרת. צרו מערכת חכמה לניהול המוזמנים ולאישור הגעה – במידה והכנס הוא בתשלום – בנו אתר ייעודי לצורך הסברים על הכנס ובו אפשרות לרכישת הכרטיסים וקבלת אינפורמציה.
- כיבוד - בעשור האחרון חל שיפור ניכר בתחום הקולינרי בכנסים בארץ. אם בעבר היה ניתן למצוא קייטרינג איכותי רק בכנסים יוקרתיים, הרי כיום, גם בכנסים קטנים מקפידים מאוד על אוכל מוקפד לאורחים. אם אתם מעוניינים באוכל יוקרתי, טרי ואיכותי – כדאי לפנות לחברה המספקת מגשי אירוח לכנסים – זהו פתרון אלגנטי המאפשר מגוון עצום של אפשרויות. מכיוון שלכנסים מגיע ציבור רב יש לקחת בחשבון התאמות שונות שיש להתחשב בהן (אוכל כשר, צמחוני, טבעוני, ללא גלוטן ועוד). מגשי אירוח לכנסים מאפשרים את הנחתם על שולחנות הכנס ללא טרחה נוספת של דאגה לצלחות, סכום, מגשים וכו'.
איזה מגשי אירוח לכנסים כדאי להזמין?
- מיני קישים - קישים במבחר טעמים תרד, ברוקולי, פטריות, ירקות, בטטה, חצילים, בטטה, גבינות ועגבניות שרי.
- מגש אירוח בריוש - לחמניות בריוש במילוי: ממרח טונה ירקות, סלט ביצים, גוואקמולי וגבינה שמנת עם עשבי תיבול. כל הכריכים מוגשים בתוספת ירקות טריים וירקות אנטיפסטי.
- מיני טורטיות - מיני תרד/ עגבניות/ קמח מלא/ קמח לבן, במילוי: סלמון וגבינת שמנת, חצילים קלויים עם ביצה קשה וטחינה, גבינת פטה עם פלפלים קלויים, סלט ביצים עם חציל מטוגן ובולגרית פסטו.
- מגש ניו יורק - לחמניות מיני ביס במילוי: שמנת וסלמון, גוואקמולי, גבינת פטה, סביח, טונה ירקות, בולגרית ועגבניות מיובשות, צפתית עם פסטו וחציל ברוטב איולי - לחם כפרי סובין/ לבן.
מרכז הזמנות ארצי 03-5600274
כשר מהדרין בד"צ בית יוסף
[email protected]
