המערכת זיהתה כי הדפדפן אינו מאפשר שמירת קבצי עוגיה - cookies
עליך לאפשר זאת או לעבור לדפדפן אחר.
בלוג אירועים >>

מדריך לאירועים – כל מה שצריך לדעת רגע לפני

אירוע מוצלח הוא משהו שאין צורך להסביר למה, כאשר הכול זורם, כאשר האורחים נהנים, כאשר האירוע מאורגן והכול פועל לפי התוכנית, אפשר להגדיר את האירוע כאירוע מוצלח.
אם מישהו יגיד לכם שהוא הצליח לארגן אירוע נפלא מהיום למחר בלי להשקיע הרבה משאבים, אל תאמינו לו. אירוע מושקע דורש עבודת הכנה, חקר שווקים, בחירה של ספקים מוצלחים והרבה תשומת לב גם לפרטים הקטנים.
אז איך עורכים אירוע מוצלח, הנה כל הסודות, העצות והטיפים החשובים.
מדריך לאירועים – כל מה שצריך לדעת רגע לפני
 
איך לבחור מיקום לאירוע?
בחירת המקום שבו עתיד האירוע להיערך הוא השלב הראשון בהפקת אירוע, לא משנה איזה אירוע אתם עומדים לערוך, אירוע קטן , אירוע גדול, אירוע משפחתי, אירוע עסקי, לבחירת המקום יש השפעה רבה על הצלחת האירוע.
בדקו אם למקום שבו אתם רוצים לערוך את האירוע יש רישיון. לא אחת שמענו אל אנשים שתכננו אירוע, בחרו מקום שהם אוהבים, אך ברגע האחרון הם נותרו חסרי אונים מאחר שהמקום לא פעל ברישיון ונסגר כמה ימים לפני האירוע שלהם. בקשו מבעל המקום להראות לכם רישיון עסק בתוקף, בדקו מתי פג התוקף של הרישיון וודאו שהוא לא מסתיים לפני תאריך האירוע שלכם.
 טיפ שלנו: הכניסו  לחוזה סעיף המחייב את בעל המקום לתת לכם פיצוי במידה ורישיון העסק יישלל מהמקום והאירוע יבוטל.
נסו להתחשב באורחים ולבחור מקום שיהיה קל ונוח לכולם להגיע אליו. אם רוב האורחים שלכם מגיעים ממרכז הארץ, אל תסחבו אותם לגן אירועים בדרום, על אף שאולי שם יש שקיעה מדהימה שכדאי לראות.
ודאו שלמקום שבחרתם יש גנרטור תקין. אומנם אין הרבה הפסקות חשמל מקומיות או אזוריות, אבל זה הדבר האחרון שחסר לכם שהאור ייכבה דווקא ברגע שמתחילה החופה או בדיוק כאשר נער בר המצווה מתחיל לשאת את נאום הברכה שלו.
אל תוותרו על האבטחה באירוע. מאבטחים עשויים למנוע אירועים בלתי נעימים כמו שוד של הכספת, מעשי אלימות ואפילו חלילה פיגועים. ודאו שחברת האבטחה שבחרתם עומדת בתקנים ויודעת לתת את המענה הנכון לכל סוג של אירוע.
בדקו איפה האורחים שלכם יכולים לחנות. במיוחד אם אתם עורכים אירוע בלב העיר, אך לא רק.
 טיפ שלנו: כדאי לבחור חניה קרובה לאולם או לגן האירועים, זכרו שבין האורחים יש אנשים מבוגרים וגם ילדים קטנים שיקשה עליהם ללכת רחוק.
גשם יכול תמיד להפתיע, במקרים נדירים זה יכול לקרות גם בקיץ. וודאו שהדרך אל האולם או גן האירועים מקורה ומרוצפת. אף אחד לא רוצה שהסבתא שלו תדדה על עקבים בשלוליות בוציות.
בדקו את  מצב השירותים. האם יש מספיק תאים לכמות האורחים שהזמנתם, כמה תאים יש לנשים, כמה לגברים, האם מנקים אותם בזמן האירוע, מוסיפים נייר טואלט ועוד.
איך רחבת הריקודים? האם היא מספיק גדולה, האם קרובה לבמה שעליה יעמוד הדי. ג'יי?
 טיפ שלנו: אל תתפתו להבטחות של בעלי מתחמי האירועים, בואו לראות אירוע בזמן אמת והעמידו כל הבטחה במבחן המציאות.
 
איך לבחור קייטרינג לאירוע?
בחירה נכונה בחברת קייטרינג תקבע את ההצלחה של האירוע. גם אם תשקיעו באולם יפה ומעוצב, בדי. ג'י. מלהיב ובאטרקציות מיוחדות, אם האוכל לא יהיה טעים, זה מה שאנשים יזכרו מהאירוע שלכם.
 החליטו על סגנון הקייטרינג לפי קהל היעד של האירוע. אם אתם והאורחים שלכם אוהבים אוכל גורמה ומבלים במסעדו יוקרתיות, לכו על קייטרינג המציע אוכל גורמה ואל תמלאו את השולחן בחומוס, טחינה וסלטים, אם אתם אוהבים אוכל ביתי ופשוט, בחרו תפריטים המתאימים להגדרה זו.
שימו לב לסגנון ההגשה. סגנון ההגשה לשולחן כבר מזמן אינו אופנתי, מזנונים ומגשי אירוח הם הלהיט העכשווי. אנשים אוהבים את המבחר הגדול ואת העיצוב שמציעים מגשי האירוח והם מוכנים אפילו לעמוד בתור כדי לבחור מבין ההיצע הגדול את האוכל שאותו הם אוהבים.
אם החלטתם ללכת על סגנון של מזנונים או מגשי אירוח, בדקו עם נציג הקייטרינג כמה עמדות כדאי לפתוח כדי לא ליצור תורים ארוכים ועומסים.
חשוב לבחור קייטרינג כשר. בכל אירוע יהיו תמיד כמה אורחים המקפידים על כללי הכשרות ואתם לא תרגישו נעים אם הם לא יוכלו לאכול באירוע שלכם.
אל תוותרו על טעימות. בואו לטעימות עם ההורים ועם חברים, כך תוכלו לקבל חוות דעת של מגוון אנשים במגוון גילאים. אם אתם הולכים לטעום בכמה מקומות, קחו עט ונייר ורשמו בכל מקום את הדברים בפירוט. אם לא תעשו כך, מאוד מהר תתבלבלו ולא תזכרו מה אכלתם ואיפה.
מגשי אירוח מהווים גם פתרון מצוין אם יש אורחים צמחוניים, טבעוניים או הרבה ילדים באירוע שלכם. תוכלו לבחור מגשי אירוח המכילים כיבוד המתאים לצמחוניים, לילדים ולכל אורח אחר.
 
איך לבחור מוזיקה לאירוע?
כל סגנון של מוזיקה, מוזיקה רועשת או מוזיקה שמחה יקבע אם האירוע שלכם יהפוך לחוויה שמחה לאורחים. לפני שאתם בוחרים להקה, די.ג'י. או תקליטן שימו לב לטיפים הבאים:
חפשו בעל מקצוע בתחום המוזיקה שצבר הרבה ניסיון, אחד שראה  וערך הרבה אירועים. הוא ידע לתת לכם חוות דעת על האקוסטיקה של האולם, על מיקום הבמה ועוד.
אל תבזבזו זמן ואל תלכו לראות את איש המוזיקה באירוע של אחרים. אף פעם לא תוכלו להתרשם באופן אובייקטיבי, לכל בעל אירוע יש סגנון מוזיקלי שאותו הוא אוהב והתקליטן צריך להתאים את עצמו לבעל האירוע.
אל תגיעו לתקליטן שבחרתם או לתזמורת עם רשימת שירים שאתם אוהבים. בחרו רק כמה שירים, כמו למשל השיר שיושמע בעת שתיכנסו לאולם או בעת שתצעדו לחופה ועוד. ספרו לאיש המוזיקה על הטעם שלכם ותנו לו להוביל את השיחה ואת האפשרות להציע רשימת שירים. יש לו ניסיון רב, הוא יודע מה האנשים אוהבים באירועים.
בנו את תכנית האירוע יחד עם אנשי המוזיקה וסנכרו אותה אתם. הימנעו ממצבים שבהם האורחים עדיין עסוקים באכילה והתקליטן כבר משמיע מוזיקה לריקודים. לכל שלב של האירוע, התאימו את המוזיקה הנכונה.
לכו לשמוע את הסאונד ש גן האירועים או האולם בזמן אמת. אם הסאונד לא נשמע לכם טוב, התייעצו עם התקליטן או הלהקה שבחרתם, יש להם ניסיון, לעתים הם יתנו לכם מגוון עצות שישפרו באופן דרמטי את איכות הסאונד באירוע שלכם.
אירוע מוצלח הוא לא אירוע שמסתיים בשעה מאוחרת, אלא אירוע שמסתיים בשעה הנכונה. אל תמשכו את האירוע, סיימו אותו כשהחיוך עדיין מרוח על פני האורחים, כך הם יעזבו את המקום והטעם הטוב יישאר אתם גם בשעות ובימים הקרובים.
מארגנים אירוע, צאו לדרך... מחכה לכם הרבה עבודה ועדיין לא דיברנו על הצלם, על הזמנות לאירוע, על אטרקציות ועוד. עקבו אחרינו במאמרים הבאים וזכרו, אל תבחרו קייטרינג לאירוע לפני שטעמתם את מאכלי הגורמה של "קייטרינג דליס – מגשי אירוח".
 
צרו קשר - נשמח לשמוע מכם!